Un choix immense

Les avantages pour les TPE et les PME d’utiliser des outils performants sont nombreux. Le gain de temps et l’augmentation du rendement font partie de ces avantages, mais plusieurs autres possibilités méconnues peuvent permettre à l’entreprise d’évoluer et de croître. En outre, certains outils favorisent les échanges avec les clients, notamment par l’amélioration du marketing puisqu’il est plus facile de cibler les clients et d’interagir avec eux. D’autres permettent un positionnement en tant que leader sur le marché de plus en plus compétitif, une meilleure communication interne et externe, ou une centralisation de l’information. Il existe également des outils permettant d’avoir une meilleure visibilité en matière de performance des processus de l’entreprise, d’améliorer l’expérience utilisateur et la satisfaction client, ou d’optimiser la productivité. Si une entreprise décide de ne pas suivre le mouvement de la transformation numérique, le risque de devenir rapidement obsolète est malheureusement bien réel.

La performance d’une entreprise passe majoritairement par le travail de ses employés. Les outils numériques utilisés doivent donc leur permettre de gagner en efficacité pour se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée et favoriser des conditions de travail attrayantes qui les incitera à rester.

Il existe plusieurs outils sur le marché pour aider les entreprises de services à effectuer leur transformation numérique. Nous vous présentons les cinq que nous considérons comme étant essentiels.

1. Les suites collaboratives

Une suite collaborative est un ensemble d’applications et de logiciels fournis par un même service et liés entre eux, qui permet de faciliter le travail en équipe par le partage d’informations en ligne, la gestion de projets ou encore des outils de communication efficaces et innovants. Les suites visent à améliorer la productivité du travail collaboratif.

La suite collaborative la plus connue est sans doute Office de Microsoft qui inclut Word, Excel, PowerPoint et Outlook, entre autres. Mais Google offre un produit très compétitif et beaucoup moins coûteux pour les TPE et les PME oeuvrant dans le domaine des services. La suite Google Workspace, anciennement nommé GSuite ou Google Suite, procure des fonctionnalités et des outils intuitifs et conviviaux à moindre coûts comme Google Docs, Sheet, Slides, Gmail et bien plus. Tooly est d’ailleurs certifié Google et revendeur de la suite Google Workspace.

Ces suites permettent la gestion de courriels, d’agendas et de documents ainsi que la création de feuilles de calcul, de formulaires et de présentations. Le clavardage et la vidéoconférence font également partie de ces regroupements d’outils partagés, qui sont essentiels à toute entreprise de services souhaitant se départir d’une paperasse embarrassante et entreprendre une transformation numérique du bon pied.

2. Les plateformes de communication

La plateforme de communication est une solution ou un logiciel qui permet à une équipe de mieux travailler ensemble. Les collaborateurs s’organisent autour de groupes de travail pour mieux gérer un projet. Les plateformes de travail collaboratif mettent à la disposition des utilisateurs des outils de communication comme la solution Teams de Microsoft. Elles comprennent également des outils d’édition et de partage. Les professionnels peuvent ainsi échanger directement sur la plateforme. Les documents sont centralisés et chaque membre de l’équipe peut consulter les documents de l’entreprise (p. ex. le reporting) et mieux suivre l’évolution du travail.

La plateforme de communication est un outil qui permet d’exploiter l’intelligence collective en facilitant l’échange entre les collaborateurs. Lorsque les compétences et les connaissances sont mutualisées, l’équipe atteint plus rapidement les objectifs fixés. Elle aide également à réunir les valeurs, les documents, les ressources, les outils informatiques les plus performants et les moyens de communication. Par exemple, Microsoft Office SharePoint est une véritable solution pour les entreprises qui veulent démocratiser le travail à distance.

Microsoft Teams est une plateforme de collaboration en ligne qui permet aux utilisateurs de communiquer et de travailler ensemble en temps réel. Elle comprend une messagerie instantanée, une fonction de chat vidéo et audio, et un espace de stockage en ligne pour partager des fichiers.

Trello est une plateforme de gestion de projet visuelle qui utilise des tableaux et des cartes pour organiser et suivre les tâches. Elle permet aux utilisateurs de créer des listes de tâches et de les attribuer à des membres de l’équipe, et offre également une messagerie instantanée et un espace de stockage en ligne.

Slack est une plateforme de communication en ligne qui permet aux utilisateurs de communiquer par messagerie instantanée et de partager des fichiers. Elle est souvent utilisée par les équipes pour la communication interne et la collaboration sur les projets.

3. Le système de gestion de la relation client (CRM)

Communément appelé CRM (Customer Relationship Management) ou système de gestion de la relation client (GRC), ce système contient l’ensemble des outils et techniques destinés à tenir compte des souhaits et des attentes des clients et des clients potentiels, en leur offrant ou proposant des services afin de les satisfaire et de les fidéliser.

Les applications informatiques du système de GRC sont des progiciels qui permettent de traiter directement avec le client, que ce soit sur le plan de la vente, du marketing ou du service. Le système de gestion de la relation client permet d’enregistrer toute l’information dans une base de données centralisée et d’en analyser les données (comportement, engagement, etc.). C’est le point central, le pilier de l’infrastructure d’une entreprise qui permet l’interaction avec de nombreux autres systèmes et outils, y compris les progiciels de gestion intégrée, aussi appelés PGI ou ERP en anglais (Enterprise Resource Planning).

Parmi les produits disponibles sur le marché actuellement en termes de GRC, on retrouve Zoho CRM, Hubspot, ClickUp et SalesForce pour ne nommer que ceux-là.

Un tel système de GRC permet d’augmenter les ventes, d’automatiser les campagnes marketing, de centraliser la gestion de projet et de regrouper les données pour une vue plus globale.

4. Le progiciel de gestion intégrée (ERP)

Le PGI ou progiciel de gestion intégrée, habituellement désigné par son acronyme anglophone ERP, est un outil de gestion des ressources permettant aux entreprises de gérer divers aspects de leur exploitation (finances, ressources humaines, marketing, achats, distribution, etc.) de manière uniforme et intégrée.

Pouvant s’intégrer au système de gestion de la relation client, le PGI aide l’entreprise à fonctionner de manière efficace et flexible en éliminant les éléments pouvant dupliquer les efforts ou créer des écarts de processus. Il permet également d’éliminer les difficultés liées à l’utilisation de systèmes informatiques variés par les différentes équipes de l’entreprise.

Une entreprise possédant un PGI sera libérée de certaines tâches et profitera de nombreuses possibilités en matière d’automatisation de processus.

Microsoft Dynamics, Quickbooks Desktop et Zoho One sont des PGI actuellement utilisés par certaines entreprises de service.

Les avantages offerts par un progiciel de gestion intégrée sont nombreux et l’entreprise propriétaire d’un tel système pourra bénéficier d’une meilleure planification des ressources, d’une réduction des coûts de production et d’une augmentation de la productivité.

5. Le logiciel de gestion de projets

Un logiciel de gestion de projet a pour but de faciliter la gestion de vos projets et de rendre les équipes plus performantes. Il s’agit d’un outil polyvalent et collaboratif qui simplifie le travail en équipe, favorise les échanges, facilite la planification des tâches et optimise le temps de travail de chacun.

Cet outil est indispensable au chef de projet car il lui permet de planifier les grandes étapes de son projet, d’avoir une vision globale sur l’ensemble de ses projets et de savoir rapidement quelle est leur progression et où en sont ses équipes.

Grâce à un logiciel de gestion de projet, vous augmentez vos chances de réussir vos projets en respectant le budget et les délais.

On peut penser à Zoho Project ou à ClickUp comme outil de gestion de projets disponibles à des frais raisonnables, mais il y a également des solutions plus coûteuses pouvant être adaptées à chaque type d’entreprise et de projet. La suite Atlassian, entre autres, comprenant Jira, Tempo et Trello, permet une gestion performante et plutôt malléable de tâches liées à des projets de toutes sortes.

Les logiciels de gestion de projets possèdent souvent des modules leur permettant d’interagir avec d’autres logiciels utilisés en entreprise, y compris les gestionnaires de la relation client et les progiciels de gestion
intégrés.

Présence accrue sur les réseaux sociaux

En tant que TPE ou PME, votre entreprise se doit d’être visible dans cette mer d’informations qu’est l’Internet. Pour une transformation numérique réussie, les outils mentionnés ci-dessus vous seront utiles, certes, mais une entreprise cachée sous un amas de concurrence aux potentiels technologiques avancés sera incapable d’atteindre ses objectifs et d’acquérir de nouveaux clients.

Ainsi, si vous n’avez pas les moyens d’investir dans des logiciels coûteux pour suivre la cadence technologique, misez sur une présence accrue de votre entreprise sur les principaux canaux des réseaux sociaux tels que Facebook, LinkedIn et Instagram. Publiez des informations régulièrement, ajoutez des photos, créez des activités pour rejoindre le plus grand nombre de gens et vous faire connaître.

Cette visibilité est d’autant plus importante pour les entreprises de services dont le travail est visuel, comme le jardinage et le paysagement, la décoration intérieure, la construction, etc.

Contactez-nous pour savoir comment nous pouvons vous aider à être visible sur le Web et vous soutenir dans votre démarche en matière de transformation numérique.