Structurer la gestion des membres et automatiser les opérations grâce à l’écosystème Zoho
L’Association des Parents d’Enfants Handicapés de Drummond (APEHD) est un organisme communautaire à but non lucratif qui accompagne les parents d’enfants handicapés de la région du Centre-du-Québec en offrant du soutien, de l’information et des services d’entraide. Les membres ont également accès à une matériathèque offrant du matériel de loisir comme des livres et des jeux.
Avec une équipe restreinte et plusieurs processus administratifs reposant encore sur des interventions manuelles, l’APEHD souhaitait optimiser ses outils numériques afin de mieux gérer ses membres, ses bénévoles et ses activités. L’organisme a fait appel à Tooly afin de centraliser ses opérations dans l’écosystème Zoho, dans le but d’automatiser les tâches récurrentes et d’améliorer la fiabilité des données, entre autres.
Nombre d’applications Zoho intégrées
6
Industries
"L’accompagnement de Tooly a été professionnel, clair et bien structuré. L’équipe a su vulgariser les fonctionnalités, répondre à nos questions et nous guider dans la mise en place de processus plus efficaces qui nous ont permis de gagner rapidement en autonomie. Une équipe compétente et humaine avec qui il est agréable de travailler. L’implantation de Zoho a modifié notre façon de travailler et amélioré notre service aux clients."
Julie Desgranges
Directrice générale, APEHD
Le défi
Moderniser les outils numériques d’un organisme communautaire
Avant l’intervention de Tooly, l’APEHD disposait déjà de certains outils Zoho, notamment Zoho CRM et Zoho Forms, mais ceux-ci étaient sous-exploités et présentaient plusieurs problèmes de configuration. L’organisme devait également composer avec plusieurs outils indépendants, ce qui augmentait la charge administrative quotidienne.
Plusieurs processus essentiels nécessitaient encore des interventions manuelles, limitant la capacité de l’équipe à se concentrer sur sa mission principale. Les principaux enjeux identifiés étaient :
Un formulaire d’adhésion et de renouvellement en ligne qui ne fonctionnait plus correctement, empêchant l’équipe d’accéder aux données soumises par les membres.
La création de doublons de contacts lors des renouvellements d’adhésion, obligeant l’équipe à effectuer des fusions manuelles.
Une synchronisation défaillante entre Outlook et Zoho CRM, entraînant de la double saisie et des conflits d’horaire.
Des rapports annuels peu fiables, en raison de la mauvaise crédibilité des données.
Des contrats papier (bénévoles, chauffeurs) sans automatisation ni archivage centralisé.
Un suivi limité des prêts de matériel, ne permettant pas d’obtenir facilement un historique d’utilisation.
Un manque de documentation structurée pour faciliter l’intégration des nouveaux membres de l’équipe.
La solution
Un écosystème Zoho adapté aux besoins d’un organisme communautaire
Tooly a accompagné l’APEHD dans la restructuration de son environnement Zoho existant et dans l’ajout de nouvelles applications afin de créer un écosystème mieux adapté à ses opérations. L’approche consistait à corriger les irritants prioritaires, automatiser les processus administratifs et donner à l’équipe des outils simples à maintenir au quotidien. Les principaux modules implantés ou optimisés sont :
- Zoho CRM : Reconfiguration avancée du CRM afin de centraliser la gestion des membres, bénévoles, contacts, activités et partenaires. Des modules personnalisés ont également été créés, notamment pour le suivi de la matériathèque et des prêts de matériel.
- Zoho Forms : Refonte des formulaires d’adhésion, de renouvellement, de bénévolat et de demandes de prêt afin qu’ils soient directement connectés au CRM et qu’ils créent ou mettent automatiquement à jour les bons enregistrements.
- Zoho Campaigns : Mise en place d’un outil permettant d’automatiser les communications et infolettres destinées aux membres.
- Zoho Sign : Numérisation des contrats de bénévoles grâce à la signature électronique, avec archivage automatique dans les dossiers appropriés.
- Zoho Bookings : Automatisation de la prise de rendez-vous, notamment pour les nouveaux membres, avec synchronisation au calendrier.
- Zoho Learn : Centralisation de la documentation et des formations internes afin de faciliter l’intégration du nouveau personnel et des nouveaux collaborateurs.
Initialement, le mandat prévoyait également l’implantation de Zoho Social, mais en cours de projet, les besoins réels de l’organisme ont mené à remplacer ce module par des formations sur Zoho Bookings et Zoho Learn afin de maximiser la valeur de l’écosystème.
Après l’intégration
Résultats et bénéfices
L’accompagnement de Tooly a permis à l’APEHD de transformer plusieurs processus administratifs auparavant manuels en processus automatisés, fiables et mieux adaptés aux besoins d’une petite équipe.
Réduction importante de la gestion manuelle
- Les renouvellements d’adhésion ne créent plus de doublons grâce à la refonte des formulaires connectés au CRM;
- Les demandes provenant des formulaires sont automatiquement acheminées aux bonnes personnes, éliminant les pertes d’information dans les boîtes courriel;
- Les tâches administratives répétitives sont réduites, permettant à l’équipe de consacrer davantage de temps aux membres et aux activités à valeur ajoutée.
Meilleure qualité et fiabilité des données
- Les informations sur les membres, bénévoles et activités sont maintenant centralisées dans une structure uniforme;
- Les rapports annuels peuvent être produits à partir de données plus fiables et mieux organisées;
- L’équipe bénéficie d’une meilleure visibilité sur ses opérations et son historique.
Automatisation des communications et suivis
- Les communications aux membres peuvent maintenant être réalisées plus efficacement grâce à Zoho Campaigns;
- Les contrats sont entièrement numérisés avec Zoho Sign, éliminant les processus papier;
- Les renouvellements et suivis liés aux documents sont mieux encadrés grâce à l’archivage automatisé.
Gestion améliorée du matériel et des activités
- Le module personnalisé de prêts permet maintenant de suivre clairement l’historique de la matériathèque;
- L’équipe peut consulter les informations par article, catégorie ou période d’utilisation;
- La gestion des demandes de prêt est mieux structurée et plus facile à analyser.
Collaboration interne facilitée
- Zoho Learn offre maintenant un espace structuré pour les formations et la documentation interne;
- Les nouveaux membres de l’équipe peuvent accéder plus rapidement aux ressources nécessaires à leur intégration.
Conclusion
Grâce à l’accompagnement de Tooly et à la suite Zoho, l’APEHD a transformé son environnement numérique fragmenté en un écosystème structuré, automatisé et adapté aux réalités d’un organisme communautaire.
La centralisation des données, l’automatisation des processus administratifs et la simplification des outils permettent aujourd’hui à l’équipe de gagner en efficacité tout en consacrant davantage de temps à sa mission première : accompagner les familles et soutenir la communauté.