Unifier les opérations d’une agence de communication multi-entités grâce à Zoho One
Une agence de communication et de marketing en forte croissance, spécialisée en développement web, marketing numérique et acquisition de clients, faisait face à un défi majeur après avoir acquis une seconde entreprise. Bien que cette croissance ait permis d’élargir l’offre de services et la clientèle, elle a également entraîné une multiplication des outils, des processus et des bases de données.
L’organisation utilisait plusieurs environnements distincts pour gérer ses ventes, ses opérations, sa comptabilité et ses documents, ce qui créait des doublons, augmentait les risques d’erreurs et limitait la visibilité globale sur la performance de l’entreprise.
Afin de soutenir sa croissance et d’améliorer son efficacité opérationnelle, l’entreprise a mandaté Tooly pour structurer, centraliser et automatiser ses processus à l’aide de la suite Zoho One.
Nombre d’applications Zoho intégrées
7+
Industries
Le défi
Unifier deux entités après une acquisition
Avant l’intervention de Tooly, l’entreprise faisait face à plusieurs problématiques importantes :
Systèmes et données séparés entre les deux entités de l’entreprise;
Présence de multiples CRM, systèmes comptables et espaces documentaires créant des doublons et des incohérences;
Création manuelle des propositions commerciales et ressaisie fréquente des informations clients;
Difficulté à suivre efficacement les services récurrents, les renouvellements et la facturation associée;
Manque de visibilité consolidée sur les opérations, les ventes et la rentabilité;
Charge administrative importante liée aux transferts d’informations entre les équipes de vente, de production et de comptabilité.
Les objectifs
Le mandat confié à Tooly visait à :
- Centraliser les données clients et les services dans un environnement unique;
- Standardiser les processus entre les différentes entités;
- Automatiser la génération et le traitement des propositions commerciales;
- Réduire les tâches administratives liées à la saisie et à la facturation;
- Améliorer le suivi des services récurrents et des renouvellements;
- Offrir une meilleure visibilité sur les opérations et les performances de l’entreprise.
La solution
Un écosystème Zoho One unifié pour soutenir la croissance
Centralisation des opérations avec Zoho CRM
Tooly a restructuré l’environnement Zoho CRM afin d’en faire le point central de gestion des clients, des opportunités et des services.
Les données provenant des différentes entités ont été consolidées afin de réduire les doublons et de permettre aux équipes d’accéder à une information cohérente et à jour.
Cette centralisation a également permis de standardiser les processus commerciaux et d’assurer une meilleure continuité entre les équipes de vente et de production.
Automatisation des propositions commerciales
Afin d’accélérer la production des offres de services, Tooly a intégré la plateforme Kapi aux processus de gestion existants.
Les informations contenues dans les devis acceptés sont désormais automatiquement transférées vers le CRM, ce qui permet :
- la création automatisée des dossiers de services;
- la réduction des erreurs de saisie;
- l’élimination des ressaisies manuelles;
- une mise en route plus rapide des projets.
Des modèles dynamiques ont également été développés afin de faciliter la génération des propositions et la synchronisation automatique des informations de prix.
Gestion documentaire centralisée avec Zoho WorkDrive
Tooly a mis en place une structure documentaire unifiée à l’aide de Zoho WorkDrive.
Les contrats, propositions et documents opérationnels sont désormais centralisés et accessibles directement depuis les fiches clients.
Cette approche améliore la collaboration entre les équipes et réduit considérablement le temps consacré à la recherche d’information.
Optimisation des services récurrents et des renouvellements
Des automatisations ont été mises en place afin de faciliter le suivi des services récurrents.
L’entreprise bénéficie maintenant :
- de rappels automatisés;
- d’un meilleur suivi des échéances;
- de la création automatique d’opportunités de renouvellement;
- d’une meilleure visibilité sur son portefeuille de services actifs.
Approche projet Tooly
Le projet a été réalisé selon une méthodologie progressive afin de limiter l’impact sur les opérations quotidiennes :
- analyse d’affaires et ateliers de cadrage;
- priorisation des besoins à forte valeur ajoutée;
- migration automatisée des données;
- validation avec les équipes opérationnelles;
- formations et accompagnement;
- suivi régulier pour ajuster les processus et les automatisations.
Cette approche a permis une adoption graduelle de la solution tout en générant des bénéfices rapides.
Après l’intégration
Résultats et bénéfices
La solution mise en place a généré plusieurs gains importants pour l’organisation :
Réduction significative des tâches de saisie manuelle liées aux propositions commerciales
Consolidation des outils et des données dans un environnement centralisé
Amélioration de la qualité des informations et diminution des risques d’erreurs
Centralisation des documents clients et accès simplifié aux contrats et propositions
Meilleure visibilité sur les services récurrents et les renouvellements
Fluidification du transfert des dossiers entre les équipes de vente, de production et d’administration
Réduction des inefficacités opérationnelles associées à la gestion multi-entités
Mise en place d’une base technologique évolutive permettant de soutenir la croissance future de l’entreprise
Les facteurs clés de succès
Le succès du projet repose sur plusieurs éléments :
- une approche pragmatique axée sur des gains rapides et mesurables;
- une forte collaboration entre les équipes de Tooly et la direction de l’entreprise;
- un déploiement progressif limitant la résistance au changement;
- des automatisations ciblées sur les processus les plus critiques;
- un accompagnement continu favorisant l’adoption de la solution.
Et la suite?
À la suite des premiers résultats obtenus, une feuille de route a été établie afin de poursuivre l’optimisation de l’environnement Zoho.
Les prochaines phases prévoient notamment :
- la consolidation plus poussée des opérations financières;
- l’extension des automatisations liées à la facturation et aux renouvellements;
- l’intégration complète des différentes entités dans un environnement unifié;
- le développement de tableaux de bord consolidés pour le suivi stratégique de la performance.
Grâce à cette transformation, l’entreprise dispose désormais d’une plateforme centralisée capable de soutenir sa croissance, tout en réduisant sa complexité opérationnelle.