Moderniser la gestion des conteneurs grâce à Zoho
Depuis 2006, Mécanique AGH s’impose dans le domaine de la mécanique et de la location d’équipements. Avec la multiplication de ses services, l’entreprise souhaitait centraliser ses outils et améliorer la traçabilité de ses conteneurs. Cette étude de cas explore comment, grâce à l’écosystème Zoho, elle a réussi à simplifier sa gestion quotidienne, réduire les pertes d’information et accroître sa productivité.
NOMBRE D'APPLICATIONS INTÉGRÉES
4
TAILLE DE L'ENTREPRISE
INDUSTRIE
Des gens à l'écoute, par leur expertise et compétences, qui ont été en mesure d'évaluer et de comprendre nos besoins, qui ne sont pas toujours évidents à verbaliser dans notre domaine! Également une équipe hyper sympathique, rigoureuse, compétente et accessible avec qui il est facile de créer une excellente relation de travail."
Patrick Auger
Président, Centre mécanique AGH
Le défi
Moderniser la gestion des conteneurs grâce à Zoho
La croissance des activités de Mécanique AGH a donné lieu à un enjeu majeur : la gestion des conteneurs, tant pour la location que pour la vente. Avant de faire affaire avec Tooly, l’entreprise s’appuyait sur des fichiers Excel pour gérer son inventaire et sa logistique, en plus d’utiliser un logiciel distinct pour la comptabilité et la facturation. Cette fragmentation des outils entraînait des pertes d’information et compliquait la coordination des opérations. Les principaux enjeux étaient :
1
La traçabilité des mouvements de conteneurs;
2
La gestion des numéros de série et des stocks;
3
Le suivi des nombreuses options disponibles sur chaque conteneur (couleurs, accessoires, dimensions, capacités, etc.);
4
L’optimisation de la planification et de la gestion opérationnelle.
La solution
Un écosystème Zoho intégré et l’expertise de Tooly
Suivant les recommandations de Tooly, Mécanique AGH a choisi la suite Zoho One pour sa facilité d’utilisation et ses prix compétitifs. Cet outil a permis de centraliser l’ensemble des opérations afin de tout regrouper dans une seule plateforme. Les principaux logiciels utilisés sont :
- Zoho CRM : Gestion de la relation client et suivi des opportunités d’affaires.
- Zoho Inventory : Gestion des stocks et des numéros de série, avec prise en charge de multiples variantes de produits.
- Zoho Books : Facturation récurrente adaptée aux besoins de l’entreprise.
- Zoho Creator : Développement d’une application sur mesure pour gérer les déplacements et la location des conteneurs, avec suivi en temps réel de leur disponibilité et intégration comptable (valeurs du Grand Livre).
Après l'intégration
Résultats et bénéfices
L’adoption de la suite Zoho et les efforts de Tooly ont permis à Mécanique AGH d’améliorer ses opérations, principalement la gestion des ventes et de l’inventaire, de manière significative.
Centralisation des données opérationnelles
L’utilisation de Zoho One a permis la centralisation des données. Les informations sont désormais regroupées dans un seul écosystème plutôt qu’éparpillées dans plusieurs fichiers Excel et logiciels indépendants. Cela simplifie le travail quotidien, en plus de réduire les erreurs de saisie et d’éviter les pertes de données.
Réduction des pertes d’information
Avec le nouvel écosystème, les échanges entre les différents départements sont optimisés: les données sont saisies une seule fois et accessibles à tous, réduisant les doublons, les oublis et les erreurs de communication.
Hausse de la productivité des équipes
Grâce à l’automatisation de plusieurs tâches administratives et à la clarté de l’information, les employé(e)s passent moins de temps à chercher des données ou à corriger des erreurs, ce qui leur permet de se concentrer sur les activités à valeur ajoutée.
Amélioration de la traçabilité et du suivi en temps réel des conteneurs
Grâce à Zoho Inventory, la localisation et l'état de chaque conteneur, avec son numéro de série et ses caractéristiques propres, peuvent être suivis en temps réel à toutes les étapes du processus.
Optimisation de la planification et de la gestion quotidienne
La disponibilité des conteneurs étant visible en temps réel, la planification des locations et des réparations est plus fluide. Les gestionnaires peuvent mieux anticiper les besoins et allouer les ressources de manière optimale. L’implantation de Zoho CRM permet également à l’entreprise de centraliser les informations clients, simplifiant la communication avec ces derniers.