Simplifier la gestion et le parcours client grâce à Zoho
Fondée en août 2021, Impôt YL est une entreprise de production de déclarations d’impôt pour particuliers œuvrant 100% en ligne. Alors qu’elle était en pleine croissance, l’équipe souhaitait optimiser ses processus internes et offrir à ses clients une expérience fluide et moderne. Cette étude de cas met en lumière la manière dont Impôt YL a su transformer la façon dont elle gère ses opérations quotidiennes et centralise l’information grâce à l’écosystème Zoho et l’accompagnement de Tooly.
À mon avis, il est essentiel qu’une entreprise investisse en technologie de l’information pour demeurer compétitive. Sans l’aide de Tooly, nous ne serions pas rendus où nous en sommes aujourd’hui!"
Vickie Desrosiers
Responsable de l’expérience client, Impôt YL
Le défi
Moderniser les opérations d'un cabinet juridique
Avant de collaborer avec Tooly, Impôt YL faisait face à plusieurs obstacles freinant sa productivité. Les processus internes nécessitaient de nombreuses manipulations répétitives et une coordination constante entre plusieurs outils. La majorité des opérations étaient gérées manuellement, sans automatisation. De plus, la gestion des documents fiscaux – souvent volumineux et sensibles – posait un défi de centralisation et de sécurité. Les principaux enjeux identifiés étaient :
1
Des efforts répétitifs à plusieurs étapes du parcours client
2
De nombreuses tâches manuelles;
3
Peu ou pas de processus automatisés;
4
Une complexité importante dans la centralisation et le partage des documents;
5
Une perte de temps liée à la recherche et à la validation des informations clients;
6
Le besoin de simplifier la communication interne et externe.
La solution
Un écosystème Zoho intégré et cohérent
Pour répondre à ces défis, Tooly a accompagné Impôt YL dans la structuration d’un environnement Zoho complet, adapté à ses besoins de productivité, de clarté et de rapidité. Bien que l’entreprise utilisait déjà certaines applications Zoho, l’intervention de Tooly a permis d’unifier les modules existants et d’optimiser leur utilisation en mettant l’accent sur la fluidité du parcours client et la réduction des tâches manuelles. Les principaux modules implantés ou optimisés sont :
- Zoho CRM : Centralisation des informations clients, suivi des dossiers et des communications.
- Zoho WorkDrive : Stockage et partage sécurisé des documents fiscaux avec une structure organisée par client et par année.
- Zoho Forms : Collecte automatisée des informations clients et des pièces justificatives via des formulaires en ligne.
- Zoho Books : Gestion automatisée de la facturation et suivi des paiements.
Après l'intégration
Résultats et bénéfices
Depuis l’intégration de ces solutions, Impôt YL constate une nette amélioration de son efficacité, de sa coordination interne, de sa relation avec ses clients, de son processus de facturation et de sa gestion du temps.
Hausse de la productivité
L’implantation et l’optimisation de la suite Zoho One a permis de réduire les pertes de temps, d’optimiser les communications et la relation client, et de simplifier le processus de déclaration d’impôt pour les clients. Tous ces bénéfices ont eu un impact positif sur la productivité globale de l’entreprise.
Réduction des pertes de temps
Le manque de synchronisation entre les logiciels et la complexité du parcours client faisaient perdre beaucoup de temps à l’équipe. La transmission instantanée des documents et une meilleure synchronisation entre les départements a permis de remédier à cette difficulté. L’entreprise peut ainsi servir un plus grand nombre de clients, ce qui contribue à sa croissance.
Centralisation des informations clients
Grâce à l’optimisation du logiciel de gestion de la relation client (Zoho CRM), les informations clients se trouvent facilement et il est beaucoup plus simple pour l’équipe de faire le suivi des dossiers.
Amélioration de la communication
Le partage simplifié des documents dans Zoho Workdrive et la création de formulaires automatisés dans Zoho Forms permettent à l’équipe d’y voir plus clair. Toute l’information est centralisée, le parcours client est simplifié et la communication, interne et externe, est plus transparente.