Structurer et automatiser la gestion des événements agroalimentaires grâce à Zoho One

L’entreprise est un organisme à but non lucratif œuvrant dans le secteur agroalimentaire québécois. Sa mission est de faire découvrir et promouvoir les produits alimentaires locaux en mettant en relation des artisans et créateurs québécois avec des acheteurs et distributeurs du milieu.

Pour remplir ce rôle d’intermédiaire, l’OBNL organise régulièrement des événements, rencontres de maillage et activités professionnelles visant à favoriser les connexions d’affaires entre fournisseurs et acheteurs. Ces initiatives impliquent une gestion rigoureuse des participants, des rendez-vous, des contrats et des données associées à chaque événement.

L’organisation fonctionne avec une petite équipe interne de trois à quatre employés. Dans ce contexte de ressources limitées, l’efficacité opérationnelle et la fiabilité des outils numériques sont essentielles pour soutenir la mission de l’organisme sans alourdir la charge administrative.

Nombre d’applications Zoho intégrées

5

Taille de l'entreprise

Industries

Le défi

Avant l’intervention de Tooly, l'entreprise faisait face à plusieurs problématiques qui limitaient son efficacité :

CRM existant peu utilisé, en raison d’une adoption limitée et d’un décalage avec les besoins actuels;

Manque de visibilité sur la performance des événements, leur rentabilité et le suivi des participants;

Absence de tableaux de bord clairs pour soutenir l’analyse et la prise de décision;

Prise de rendez-vous non structurée et mal reliée aux fiches clients;

Difficulté à suivre les interactions entre acheteurs, fournisseurs et visiteurs au fil des événements;

Les objectifs

À travers ce mandat, ils souhaitaient :

Améliorer l’utilisation et l’adoption de Zoho CRM par l’équipe interne;
Former les utilisateurs afin de maximiser la valeur de l’outil au quotidien;
Centraliser la prise de rendez-vous et relier chaque interaction aux fiches clients;
Structurer la gestion des événements et le suivi des participants;
Connecter la billetterie externe aux données CRM et comptables pour une vision globale des activités;
Réduire les tâches manuelles et améliorer la productivité de l’équipe.

La solution

Centralisation des données dans Zoho CRM

Zoho CRM a été positionné comme le cœur de la solution. Il centralise désormais les comptes, contacts et opportunités, ainsi que des modules personnalisés dédiés aux acheteurs et aux visiteurs. Chaque fiche peut être associée à un ou plusieurs événements, permettant un suivi précis de la participation et des interactions.

Gestion contractuelle avec Zoho Sign

Zoho Sign a été mis en place pour la gestion des contrats liés aux événements, notamment pour les acheteurs. Les documents sont générés à partir du CRM grâce à des mail merge, puis envoyés pour signature électronique. Les contrats signés sont automatiquement rattachés aux fiches clients, assurant un suivi clair et centralisé.

Prise de rendez-vous automatisée avec Zoho Bookings

Zoho Bookings a été implanté pour simplifier la gestion des rendez-vous. Les clients peuvent réserver directement un créneau via une invitation envoyée par courriel, synchronisée avec l’agenda des employés. Les rendez-vous sont automatiquement enregistrés dans Zoho CRM et reliés aux fiches clients, assurant une traçabilité complète des échanges.

Collecte de données événementielles avec Zoho Forms

Zoho Forms a été utilisé comme point d’entrée des données pour les événements. Un formulaire distinct est créé pour chaque événement afin de collecter les informations des participants. Ces données sont ensuite injectées automatiquement dans Zoho CRM et reliées aux bons modules et événements.

Automatisation et intégrations avec Zoho Flow

Zoho Flow joue un rôle clé dans l’orchestration des automatisations. Il permet notamment de synchroniser les données provenant de la plateforme de billetterie externe Zeffy avec Zoho CRM. Les informations relatives aux achats de billets, aux participants et aux événements sont ainsi mises à jour automatiquement dans le CRM.

Le succès du projet repose sur plusieurs éléments clés :

Une écoute active des besoins et contraintes de l’équipe;

Une approche humaine, rassurante et pédagogique favorisant l’adoption des outils;

Une implantation sur mesure, adaptée à la réalité financière et opérationnelle d’un OBNL;

Une méthodologie progressive, axée sur des gains concrets et mesurables.

Défis rencontrés et apprentissages

Le principal défi du projet a été la disponibilité limitée de l’équipe cliente, très active sur le plan opérationnel. Cette contrainte a exigé une grande flexibilité dans la planification et l’exécution du mandat.

Un autre apprentissage clé a concerné l’équilibre entre formation et mise en place des fondations techniques. Bien que l’équipe souhaitait rapidement être formée, certaines intégrations devaient d’abord être solidifiées afin d’offrir une vue d’ensemble cohérente. Tooly a donc pris le temps de recentrer le projet sur les bases avant d’approfondir la formation.

Ces défis ont confirmé l’importance d’une approche progressive, d’une communication constante et d’une adaptation continue entre livraison, adoption et valeur réelle pour les utilisateurs.

À long terme, le projet a permis d’établir une relation de confiance durable entre Tooly et le client. Plusieurs pistes d’évolution ont déjà été identifiées, notamment autour de la gestion des ventes et de la logistique événementielle.

Une phase 2 est envisagée lorsque les budgets le permettront, avec pour objectif de poursuivre l’optimisation des processus et des automatisations. Tooly continuera d’accompagner l’entreprise en tant que partenaire stratégique, afin de faire évoluer l’écosystème Zoho au rythme des besoins de l’organisation et de soutenir durablement sa mission.

Après l’intégration

Résultats et bénéfices

À la suite de l’implantation, l’OBNL a constaté plusieurs gains concrets :