Structurer les ventes et réduire les tâches manuelles grâce à Zoho
Litière Ouellet est une entreprise familiale spécialisée dans la production et la distribution de litière pour animaux, principalement destinée aux fermes (B2B). L’entreprise transforme et distribue des matières premières sur un territoire couvrant une grande partie du Québec, principalement dans la région du Bas-Saint-Laurent. Dans un contexte où ses opérations reposaient encore largement sur des outils manuels, Litière Ouellet a fait appel à Tooly afin de structurer ses processus de vente et d’améliorer son efficacité opérationnelle.
"L'équipe de Tooly se démarque par son efficacité et la qualité de son accompagnement. Que ce soit dans la cédule des rencontres virtuelles ou l'avancement des éléments à mettre en place dans Zoho, tout est géré avec rigueur et rapidité. Les formations sont adaptées à nos besoins et les réponses à nos questions sont bien détaillées."
Mélina Ouellet
Adjointe administrative, Litière Ouellet
Le défi
Moderniser les opérations d'une entreprise familiale de production de litières
Avant l’intervention de Tooly, Litière Ouellet n’utilisait pas de CRM pour gérer son processus de vente, ce qui rendait difficile le suivi des clients et des opportunités. Les informations, réparties dans plusieurs fichiers Excel, étaient parfois répétées, entraînant des duplications de données. Le processus de collecte d’information, réalisé via des formulaires, était également inefficace : les renseignements étaient transmis par courriels, obligeant les équipes de Litière Ouellet à recopier manuellement les données dans différents systèmes. Les principaux enjeux identifiés étaient :
La non-utilisation du CRM pour structurer le processus de vente;
La multiplication des fichiers Excel contenant des données en double;
La répétition constante de saisies manuelles;
La difficulté à suivre les prix envoyés, les clients et les opportunités;
Le processus de collecte d’informations non automatisé.
La solution
Optimisation de Zoho et automatisation des processus clés
Litière Ouellet utilisait déjà Zoho Books pour la gestion de sa comptabilité, mais l’outil n’était pas optimisé. Zoho CRM, bien que non utilisé, était également déjà en place. L’équipe de Tooly est principalement intervenue en mode accompagnement et formation, en optimisant les outils Zoho déjà en place et en structurant leur utilisation.
Modules implantés et optimisés :
- Zoho CRM : Mise en place d’un véritable processus de vente structuré, permettant de suivre les clients, les opportunités et les prix envoyés.
- Zoho Books : Formation et optimisation des rapports financiers, ainsi que mise en place d’automatisations pour mieux structurer les ventes et leur suivi.
- Zoho Forms : Remplacement des anciens formulaires par une version connectée directement au CRM, éliminant les saisies manuelles.
Plusieurs automatisations ont également été mises en place pour répondre à des besoins spécifiques :
- Création automatique de plusieurs contacts à partir d’un même formulaire;
- Transmission fluide des besoins clients (logistique de livraison, équipement, etc.) vers les bons de commandes;
- Génération automatique de devis depuis le CRM avec la bonne structure de prix;
- Intégration du processus de devis dans Zoho Books pour permettre une conversion rapide en commandes.
Après l’intégration
Résultats et bénéfices
L’intervention de Tooly a permis à Litière Ouellet de transformer ses opérations, en passant d’un environnement manuel et fragmenté à un système structuré et automatisé.
Réduction significative des tâches manuelles
Les équipes n’ont plus à recopier l’information provenant des formulaires, puisque les saisies répétitives ont été éliminées grâce à l’intégration des formulaires au CRM. Résultat : des processus plus fluides, et moins d’interventions humaines.
Centralisation et fiabilité des données
Les fichiers Excel multiples ont été éliminés ou fortement réduits, éliminant la duplication des données. Les informations clients sont désormais regroupées dans un seul système, menant à des données plus cohérentes et faciles à maintenir.
Amélioration du suivi des ventes
Le processus de vente est désormais structuré et standardisé, permettant à l’équipe de suivre facilement les prix envoyés et les opportunités. Par le fait même, les risques d’oublis ou de perte d’information ont aussi diminué.
Automatisation des processus commerciaux
Les listes de prix étant appliquées automatiquement selon le client et le territoire, les informations nécessaires à la livraison suivent automatiquement le cycle de vente. La création de devis est maintenant rapide et automatisée, en plus d’être synchronisée entre les logiciels de gestion de la relation client et de comptabilité.
Gain de temps et efficacité accrue
L’optimisation des outils et l’automatisation de tâches manuelles a permis de rendre les processus plus simples et plus rapides à exécuter au quotidien. L’équipe de Litière Ouellet passe moins de temps à chercher l’information ou à corriger des erreurs, améliorant ainsi l’efficacité globale de l’entreprise.
Conclusion
Grâce à l’accompagnement de Tooly, Litière Ouellet est passée d’un environnement manuel et fragmenté à un système structuré, automatisé et adapté à sa réalité opérationnelle. Cette transformation permet aujourd’hui à l’entreprise de mieux gérer ses ventes, de réduire les erreurs et de gagner en efficacité, tout en se dotant d’une base solide pour soutenir sa croissance future.