Optimiser la gestion des commandes et de l’inventaire grâce à Zoho
Le client est un importateur B2B de produits d’emballage dans le domaine de l’alimentation, desservant principalement des restaurants et des traiteurs canadiens. Les commandes peuvent être standardisées ou personnalisées avec un logo, et les livraisons s’effectuent par conteneur tous les deux à trois mois.
Avant l’intervention de Tooly, la gestion des stocks et des commandes était fragmentée : les commandes clients étaient gérées individuellement dans Zoho Inventory, mais le client devait annuler les bons de commande individuels pour créer un seul bon de commande par conteneur. Cette pratique créait un chaos complet pour la visibilité des stocks et la facturation, générant erreurs et inefficacités. L’objectif était de centraliser les commandes, automatiser les flux et restaurer la fiabilité opérationnelle.
Nombre d’applications Zoho intégrées
2
Industries
Le défi
Voici les enjeux auxquels l’entreprise faisait face avant l’intervention de Tooly :
Absence de lien clair entre commandes clients et commandes fournisseurs, entraînant des erreurs de facturation et de livraison.
Gestion manuelle des conteneurs : annulation et regroupement des bons de commande individuels, sans automatisation du volume.
Visibilité limitée sur l’inventaire et les produits stockés par client.
Manque de fiabilité des données pour planifier les expéditions et les approvisionnements.
Processus logistique complexe, nécessitant une solution sur mesure dans Zoho Inventory.
Les objectifs
Le mandat de Tooly visait principalement à :
- Centraliser et automatiser les commandes clients et les conteneurs dans Zoho Inventory.
- Maintenir une attribution précise des produits à chaque client, même lors du regroupement des commandes.
- Automatiser le calcul des volumes (m³) pour chaque conteneur afin d’éviter les surcharges et d’optimiser le remplissage.
- Intégrer les expéditions et le suivi en temps réel des conteneurs dans Zoho Inventory.
- Améliorer la productivité et la fiabilité des données pour le personnel de l’entrepôt.
La solution
Module « Conteneur » personnalisé dans Zoho Inventory
Il n’existait aucune solution native dans Zoho Inventory pour remédier au problème de gestion manuelle des conteneurs, donc l’équipe de Tooly a créé un module sur mesure. Ce dernier permet de :
- Regrouper plusieurs commandes clients en un seul bon de commande fournisseur, plutôt que d’avoir un bon de commande pour chaque client;
- Maintenir une attribution claire de chaque produit à son client;
- Calculer automatiquement le volume (m³) total du conteneur pour éviter les surcommandes et optimiser les envois;
- Prévoir une future fonction de réception en un clic pour que le personnel de l’entrepôt confirme toutes les commandes d’un conteneur simultanément;
Cette solution s’est révélée très efficace et a démontré une réelle valeur évolutive, si bien que Tooly l’a également reproduite pour un autre client.
Gestion de l’inventaire et des flux logistiques
Bien que l’entreprise utilisait déjà Zoho Inventory, l’outil n’était pas pleinement optimisé ni exploité à son plein potentiel. L’équipe de Tooly a donc procédé à sa reconfiguration pour permettre la pleine utilisation des fonctionnalités natives, notamment les ruptures de stock, le suivi des commandes clients et la synchronisation avec les bons de commande.
Le client fonctionne principalement par dropshipping, c’est-à-dire que les produits vendus ne sont pas conservés dans un inventaire physique. Cette fonctionnalité a donc été mise en place et optimisée dans Zoho Inventory afin d’expédier les commandes directement aux clients et de retirer ces articles du suivi d’inventaire.
Finalement, la plateforme de suivi des livraisons utilisée par l’entreprise a été intégrée à Zoho Inventory, faisant en sorte que le statut des conteneurs soit visible en temps réel directement sur les bons de commande.
Support à la facturation et formation
L’équipe de Tooly a également optimisé l’utilisation de Zoho Books pour le suivi et l’envoi des factures, en lien avec les bons de commande consolidés dans Zoho Inventory. Le personnel de l’entreprise a été formé et accompagné pour adopter les nouveaux flux, optimiser l’utilisation d’Inventory et consolider les bonnes pratiques.
Approche projet Tooly
Le projet a été mené selon l’approche éprouvée de Tooly, qui a fait ses preuves à maintes reprises : prise de besoins détaillée en amont afin de bien comprendre les priorités du client, rencontres hebdomadaires pour valider l’avancement et ajuster les configurations, et priorisation des fonctionnalités offrant le meilleur retour sur investissement à court terme.
Plusieurs facteurs ont contribué au succès de ce projet, notamment :
- L’expertise technique, la créativité et la capacité de résolution de problèmes de Tooly pour adapter Zoho à un processus client unique;
- La création d’un module sur mesure qui n’existait pas dans les fonctionnalités natives, afin de répondre au principal besoin de l’entreprise;
- La collaboration étroite et la formation des équipes pour garantir l’adoption et la fiabilité des nouveaux processus;
- La priorisation pragmatique des actions à impact immédiat pour améliorer l’efficacité opérationnelle rapidement.
Après l’intégration
Résultats et bénéfices
À la suite des travaux, le client bénéficie de gains concrets :
Centralisation et visibilité
Toutes les commandes clients sont regroupées et attribuées correctement au sein des conteneurs.
Automatisations
Calcul du volume (m³) par conteneur, gestion des ruptures de stock et du flux de dropshipping, réduisant les erreurs et les tâches manuelles.
Productivité
Réception simplifiée en un clic prévue pour l’avenir, flux logistiques rationalisés.
Fiabilité des données
Plus grande confiance dans l’inventaire et les commandes, permettant une prise de décisions plus éclairée.
Suivi des expéditions
État des conteneurs consultable directement depuis Zoho Inventory, facilitant la planification et le service client.
Prochaines étapes
Voici ce que le client et Tooly prévoient mettre en place pour la suite du projet :
- L’automatisation de l’entrée des commandes clients directement depuis les sites web ou formulaires;
- Le déploiement complet de Zoho Analytics pour permettre la prévision des ventes pour les produits non personnalisés;
- L’intégration de Zoho CRM pour un suivi global et une centralisation des informations clients et des flux de commandes;
- L’optimisation continue du module Conteneur et des flux de travail liés pour soutenir les prochaines périodes de livraison.
Cette étude technique démontre comment Tooly peut transformer des processus logistiques complexes en solutions automatisées et fiables dans l’environnement Zoho, tout en créant des modules sur mesure évolutifs et adaptés aux besoins spécifiques de ses clients.