Gagner en visibilité et en rentabilité sur les appels d’offres grâce à Zoho
L’entreprise est une firme d’architecture canadienne active sur plusieurs types de projets et de secteurs d’activité. Une part importante de son développement repose sur la réponse à des appels d’offres, un processus exigeant en temps et en ressources.
Avant le projet, l’information était principalement gérée à l’aide de feuilles Excel, parfois réparties sur plusieurs fichiers et versions. Cette situation limitait la capacité de l’équipe à obtenir une vue claire et fiable de ses opportunités, mais surtout à mesurer la rentabilité réelle du temps investi dans les appels d’offres. Ils ont donc fait appel à Tooly afin de structurer ses données et gagner en clarté décisionnelle grâce à Zoho.
Le défi
Avant l’intervention de Tooly, la firme faisait face à plusieurs enjeux :
Dépendance à des feuilles Excel peu flexibles et difficiles à maintenir;
Multiplication des versions de fichiers et manque de données à jour;
Absence d’indicateurs clairs pour mesurer la rentabilité des appels d’offres;
Difficulté à suivre l’avancement des opportunités dans le pipeline;
Manque de visibilité globale sur les secteurs les plus performants;
Les objectifs
Le mandat visait à :
- Centraliser les opportunités et les données dans une base unique;
- Abandonner la gestion manuelle via Excel au profit d’un système structuré;
- Offrir une meilleure clarté sur l’état des opportunités dans le pipeline;
- Mettre en place des indicateurs permettant d’évaluer la rentabilité des efforts;
- Donner plus d’autonomie à l’équipe dans le suivi et l’analyse des données.
La solution
Centralisation des opportunités avec Zoho CRM
Tooly a déployé Zoho CRM afin de regrouper l’ensemble des opportunités dans un environnement unique. Les pipelines ont été structurés pour refléter les différentes étapes des appels d’offres et les secteurs d’activité de la firme.
Automatisations et notifications
Des automatisations ont été configurées selon les secteurs d’activité et les types d’opportunités :
- Notifications automatiques envoyées aux bonnes personnes selon l’étape ou le secteur;
- Assignation facilitée des suivis aux ressources concernées;
- Meilleure cohérence dans le traitement des opportunités.
Analyse et tableaux de bord avec Zoho Analytics
Zoho Analytics a été utilisé pour transformer les données du CRM en tableaux de bord clairs et segmentés. Ces visuels permettent notamment :
- d’identifier quels secteurs génèrent le plus de valeur;
- de comparer les efforts investis et les résultats obtenus;
- d’obtenir une lecture rapide de la performance globale.
Approche projet Tooly
Le projet a été mené selon une méthodologie structurée :
- Prise de besoins initiale pour clarifier les objectifs et les indicateurs recherchés;
- Rencontres hebdomadaires afin d’ajuster la solution en continu;
- Priorisation des besoins selon leur impact sur le retour sur investissement;
- Accompagnement du client tout au long de la mise en œuvre.
Facteurs de succès et prochaines étapes
Le succès du projet repose sur un périmètre clair, des objectifs bien définis et l’implication constante du client tout au long du mandat. La collaboration étroite avec Tooly a permis d’aligner la solution Zoho sur la réalité quotidienne de la firme.
Les prochaines phases envisagées portent sur le volet marketing, notamment l’utilisation de Zoho Social afin de soutenir la visibilité de la firme au-delà des appels d’offres et de compléter l’écosystème Zoho déjà en place.
Après l’intégration
Résultats et bénéfices
À la suite de l’implémentation, la firme bénéficie de gains concrets :
Tableaux de bord clairs et segmentés par secteur d’activité
Vision rapide des opportunités les plus rentables
Meilleure allocation des efforts sur les projets à plus forte valeur
Données centralisées, fiables et accessibles à l’équipe