Automatiser la gestion des dossiers d’impôt pour un cabinet comptable grâce à Zoho One
Le client est un cabinet comptable spécialisé dans la préparation de déclarations d’impôt pour particuliers. L’entreprise opère entièrement à distance : les clients transmettent leurs informations et documents sans se déplacer, principalement par courriel ou via différents liens partagés.
En forte croissance depuis sa création, le cabinet a vu son volume de dossiers augmenter rapidement, doublant presque chaque année. Avec plusieurs centaines de clients à gérer, cette croissance s’est toutefois accompagnée d’une lourde charge administrative et de processus difficiles à maintenir, mettant à risque la qualité du suivi et le respect des échéances fiscales.
C’est dans ce contexte que le client a fait appel à Tooly afin de structurer et automatiser la gestion de ses dossiers à l’aide de Zoho One.
Le défi
Avant l’intervention de Tooly, le cabinet faisait face à plusieurs problématiques importantes :
Collecte de documents éclatée entre courriels, liens et échanges manuels;
Absence de système centralisé pour suivre l’avancement des dossiers d’impôt;
Volume élevé de relances manuelles auprès des clients pour les documents manquants;
Risque d’oublis ou de retards sur des échéances critiques;
Charge administrative très élevée pour une petite équipe en croissance.
Les objectifs
Le mandat confié à Tooly visait à :
- Réduire de façon significative le temps consacré aux tâches administratives;
- Centraliser l’information client et les documents dans un seul système;
- Mettre en place un suivi clair et structuré de l’avancement des dossiers;
- Automatiser les relances et les communications avec les clients;
- Rendre les clients autonomes pour le dépôt de leurs documents.
La solution
Centralisation des données clients avec Zoho CRM
Tooly a mis en place Zoho CRM comme socle central de gestion des dossiers. Chaque client particulier est créé automatiquement dans le CRM à partir des informations collectées, avec un dossier structuré permettant de suivre toutes les étapes de son processus d’impôt.
Les statuts du dossier représentent les différentes étapes à compléter, offrant une visibilité immédiate sur l’avancement et les actions à venir.
Approche projet Tooly
Le projet a été mené selon une approche collaborative et structurée :
- rencontres régulières pour rester alignés sur les objectifs;
- prise de besoins détaillée pour bien comprendre la réalité opérationnelle du cabinet;
- recommandations ciblées pour maximiser la réduction du travail administratif;
- phases de tests et ajustements;
- formations afin de rendre l’équipe autonome dans l’utilisation des outils.
Collecte automatisée des informations avec Zoho Forms
Zoho Forms est utilisé pour recueillir l’ensemble des informations nécessaires auprès des particuliers. Une fois le formulaire complété, les données sont automatiquement intégrées dans Zoho CRM, éliminant toute saisie manuelle.
Cette automatisation permet de standardiser la prise de besoins et de s’assurer que les informations essentielles sont demandées dès le départ.
Gestion documentaire sécurisée avec Zoho WorkDrive
Pour chaque nouveau dossier, un espace WorkDrive est créé automatiquement, à partir de gabarits prédéfinis incluant :
- des modèles de prise de données;
- des procédures internes;
- une structure de classement standardisée.
Un lien sécurisé est ensuite partagé au client afin qu’il puisse déposer directement ses documents dans son propre dossier, rattaché à son dossier CRM. Cela élimine les pertes d’information et centralise tous les fichiers au bon endroit.
Automatisations et suivis proactifs
Des tâches et relances automatiques sont déclenchées à partir du CRM selon l’état du dossier. Les rappels pour documents manquants et les changements de statut permettent de s’assurer qu’aucune étape n’est oubliée et que les délais sont respectés.
Le succès du projet repose sur plusieurs éléments clés :
- une priorisation claire des fonctionnalités offrant le meilleur retour sur investissement;
- une collaboration étroite et transparente avec le client;
- une approche pragmatique axée sur la réduction rapide de la charge administrative;
- des formations assurant une adoption complète de la solution.
Satisfait des résultats et de la valeur générée, Impôt WX a déjà confirmé une deuxième phase de collaboration avec Tooly. Cette prochaine étape vise à aller encore plus loin dans l’optimisation des processus, renforcer les automatisations existantes et intégrer de nouvelles idées issues de l’expérience terrain du cabinet.
Avec ce projet, Tooly démontre sa capacité à accompagner les cabinets de services professionnels dans leur croissance en s’appuyant sur la puissance et la flexibilité de Zoho One.
Après l’intégration
Résultats et bénéfices
La solution mise en place a généré des gains importants pour l’entreprise :
Réduction estimée d’environ 80 % du temps administratif par dossier
Automatisation complète de la collecte d’informations et des relances clients
Clients désormais autonomes pour le dépôt de leurs documents
Diminution significative des suivis manuels et des risques d’oubli
Meilleure visibilité sur l’état d’avancement de chaque dossier