Centraliser les opérations et structurer la gestion des mandats avec Zoho One
ACM Canada est un cabinet-conseil en gestion offrant des services ayant pour but de faciliter le travail des dirigeant(e)s d’entreprise en leur proposant des solutions de gestion sur mesure, concrètes et rentables. Dans un contexte de croissance et de diversification de ses mandats, l’entreprise avait besoin d’un ERP robuste pour centraliser ses données, améliorer ses suivis et soutenir efficacement ses équipes internes ainsi que ses consultants externes. ACM Canada a fait appel à Tooly afin de mettre en place la suite Zoho One et de bénéficier d’un accompagnement technique continu.
Nombre d’applications Zoho intégrées
8
Taille de l'entreprise
Industries
Le défi
Avant de collaborer avec Tooly, les opérations d’ACM Canada reposaient sur une multitude d’outils indépendants, ce qui entraînait une forte décentralisation des données et un manque de cohérence entre les équipes. Cette fragmentation compliquait les suivis, augmentait la répétition de tâches et et nuisait à la fluidité des mandats, notamment lorsqu’ils impliquaient des consultants externes. Les principaux défis étaient :
Les données dispersées entre plusieurs outils;
La répétition de tâches administratives;
Le manque de suivis structurés sur les mandats;
La perte de mandats liée à un suivi inefficace;
La difficulté à gérer et facturer adéquatement les consultants externes.
La solution
L’implantation complète de la suite Zoho One et l’expertise de Tooly
Avant Zoho, ACM Canada utilisait un CRM créé à l’interne, ainsi que plusieurs logiciels différents pour gérer les ressources humaines, le marketing, l’analyse de données, etc. Tooly a accompagné l’entreprise dans l’implantation et l’intégration de la suite Zoho One, en veillant à aligner les outils avec les processus d’affaires réels du cabinet. Les principaux logiciels utilisés sont :
- Zoho CRM : Gestion des clients, des opportunités et du pipeline de mandats;
- Zoho Projects : Suivi des mandats, des tâches et des livrables;
- Zoho Books : Facturation, gestion financière et suivi des paiements;
- Zoho Marketing Automation : Structuration des actions marketing et des communications;
- Zoho People : Gestion des ressources humaines et des collaborateurs;
- Zoho Forms : Collecte et centralisation des informations;
- Zoho Analytics : Analyse des données et visualisation de la performance;
- Zoho Sign : Signature électronique sécurisée des documents.
La mise en place de Zoho One a permis de centraliser l’ensemble des données, de connecter les processus entre eux et d’automatiser plusieurs opérations transversales, réduisant ainsi les doubles saisies et les incohérences.
Après l’intégration
Résultats et bénéfices
L’implantation de la suite Zoho One a eu un impact structurant sur l’ensemble des opérations d’ACM Canada. En centralisant les données et en automatisant plusieurs processus clés, l’entreprise a pu améliorer à la fois son efficacité opérationnelle, la qualité de ses suivis et la fiabilité de ses informations.
Optimisation de la stabilité et de la cohérence des données
Les informations demeurent désormais cohérentes tout au long du cycle de vie d’un mandat, du premier contact client jusqu’à la facturation finale. Les risques d’incohérences ou de divergences entre les départements ont été fortement réduits, et les équipes travaillent à partir d’une source unique de vérité, ce qui améliore la confiance dans les données.
Centralisation des opérations
Les données clients, projets, ressources humaines, finances et marketing sont maintenant regroupées dans un seul écosystème. Les doubles saisies ont été éliminées grâce aux intégrations entre les modules Zoho, permettant un accès à l’information plus rapide et plus structuré pour l’ensemble des intervenants.
Augmentation de la productivité et de l’efficacité
La réduction des tâches répétitives et manuelles a permis aux équipes de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, car les processus sont plus fluides, avec moins de frictions entre les étapes d’un mandat. De plus, les délais de traitement des dossiers ont diminué, améliorant l’expérience client.
Amélioration de la gestion des consultants externes
Les suivis avec les consultants sont maintenant mieux encadrés, tant au niveau des mandats que des livrables. Le processus de facturation est plus clair, plus précis et plus facile à valider. La visibilité sur les coûts associés aux mandats s’est également améliorée.
Perfectionnement du processus de clôture des dossiers
L’utilisation de Zoho Sign a simplifié le processus de validation et de signature des documents, rendant le processus de clôture des dossiers plus simple et professionnel. Ces derniers se ferment plus rapidement, sans échange de courriels ou de documents papier. La signature électronique améliore à la fois la rapidité, la sécurité et le professionnalisme des échanges.
Optimisation de la planification et de la gestion quotidienne
La disponibilité des conteneurs étant visible en temps réel, la planification des locations et des réparations est plus fluide. Les gestionnaires peuvent mieux anticiper les besoins et allouer les ressources de manière optimale. L’implantation de Zoho CRM permet également à l’entreprise de centraliser les informations clients, simplifiant la communication avec ces derniers.