Structurer et automatiser la gestion des mandats comptables grâce à Zoho One
L’entreprise est une firme spécialisée en tenue de livres, fiscalité et accompagnement comptable pour une clientèle exclusivement composée d’entreprises. En forte croissance, l’organisation est passée de deux à quatre employées durant le mandat, augmentant du même coup le volume de clients et de mandats à gérer.
Comme beaucoup de cabinets comptables, son quotidien est rythmé par des tâches récurrentes et prévisibles : opérations mensuelles, obligations trimestrielles, fins d’année fiscales, collecte de documents et livrables à respecter pour chaque client. Sans un système structuré, cette réalité peut rapidement devenir complexe à orchestrer.
Avant de faire appel à Tooly, l’entreprise ressentait un besoin urgent de mettre de l’ordre dans ses opérations, d’avoir une vision claire de ce qui devait être fait, quand, et pour quel client, tout en réduisant le temps consacré à la gestion manuelle.
Le défi
Avant l’intervention de Tooly, plusieurs irritants freinaient l’efficacité de l’équipe :
Manque de visibilité globale sur les tâches à réaliser et leur état d’avancement
Gestion complexe de projets récurrents pour un grand nombre de clients;
Forte proportion de tâches répétitives exécutées manuellement;
Difficulté à lier la réception des documents clients aux échéanciers de livraison;
Problèmes de structure et de qualité des données dans le CRM existant, hérités d’une ancienne implémentation;
Casse-tête logistique pour savoir quoi faire, quand le faire et pour qui;
Les objectifs
Le mandat confié à Tooly poursuivait trois objectifs principaux :
- Mettre en place une solution permettant une vision claire des projets et des tâches, tout en automatisant un maximum d’actions répétitives;
- Réduire le temps consacré à la création et au suivi des projets;
- Offrir à l’équipe une meilleure capacité de délégation et de priorisation.
La solution
Remise à niveau et optimisation de Zoho CRM
Tooly a débuté le mandat par un audit complet du CRM existant. Cette étape a permis d’identifier les incohérences de structure, les données mal positionnées et les limites laissées par l’ancien partenaire. Le CRM a ensuite été réorganisé afin de servir de base solide et fiable pour les automatisations à venir.
Mise en place de la gestion de projets avec Zoho Projects
Pour répondre au besoin central de visibilité opérationnelle, Tooly a implanté Zoho Projects afin de structurer la gestion des mandats clients. Chaque nouveau client ou mandat peut désormais générer automatiquement un projet, avec ses tâches associées, ses échéanciers et les personnes responsables.
Automatisation des processus avec Zoho Flow
Un important volet d’automatisation a été réalisé grâce à Zoho Flow, notamment :
- Création automatique des projets et des tâches à partir du CRM
- Assignation automatique des tâches aux bonnes personnes
- Auto-population des données entre les différents modules
- Génération automatique de documents
- Envoi automatique de courriels lors du démarrage des projets pour informer l’équipe
Ces automatisations ont permis d’éliminer de nombreuses manipulations manuelles et de fiabiliser les processus.
Approche projet Tooly
Le projet a été mené selon une méthodologie structurée :
- Prise de besoins et audit détaillé du système existant
- Recommandations claires basées sur les constats terrain
- Rencontres hebdomadaires avec la cliente pour valider les orientations
- Élaboration d’un plan de match visuel décrivant les étapes du projet
- Phase de développement une fois le périmètre validé et approuvé
Cette approche a permis de sécuriser le projet avant d’entrer dans les développements techniques.
Le succès de ce projet repose sur plusieurs éléments clés :
- Un travail rigoureux de cadrage et de définition du périmètre avant le développement;
- Un audit initial approfondi, permettant d’éviter les erreurs en cours de route;
- Une collaboration étroite avec l’entreprise tout au long du mandat;
- La mise en place de solutions réplicables pour d’autres cabinets ayant des besoins similaires.
Les apprentissages réalisés, notamment sur la gestion de volumes importants de projets et sur l’utilisation optimale de Zoho Flow, permettent aujourd’hui à Tooly de proposer ce type de solution à d’autres entreprises de services confrontées à des défis comparables.
Après l’intégration
Résultats et bénéfices
Les gains observés sont déjà significatifs pour l’entreprise :
Gain de temps important grâce à l’automatisation de la création des projets et des tâches
Réduction du temps d’initiation des nouveaux mandats
Tranquillité d’esprit liée à l’envoi automatique des communications internes
Meilleure clarté pour l’équipe sur les priorités et les tâches à accomplir
Capacité accrue de délégation et meilleure répartition de la charge de travail