Reprendre le contrôle des données et soutenir la croissance grâce à Zoho
Accès résidences est une organisation spécialisée dans l’accompagnement des personnes âgées afin de les jumeler avec des résidences pour aînés (RPA) correspondant à leurs besoins, leur région et leur situation personnelle. Dans un contexte où les données sont au cœur de la prise de décision — profils des personnes, disponibilités des résidences, ententes, suivis — l’entreprise faisait face à un enjeu majeur : un CRM existant, mais devenu difficile à utiliser et à faire évoluer. L’entreprise a fait appel à Tooly pour l’aider à configurer son CRM de manière ordonnée et évolutive.
Le défi
Bien qu’un CRM soit déjà en place, celui-ci avait été mal configuré dès le départ, entraînant une accumulation de données désorganisées et une structure peu adaptée à la réalité du terrain. Cette situation générait une charge administrative importante et nuisait directement à l’efficacité des équipes. Les principaux enjeux étaient :
La structure du CRM peu claire et difficile à maintenir;
Le temps administratif quotidien très élevé;
Les données éparpillées et difficiles à rechercher;
La difficulté à effectuer rapidement des jumelages pertinents entre les personnes âgées et les résidences;
L’absence d’une structure solide sur laquelle bâtir la croissance future.
La solution
Refonte du CRM et structuration des données grâce à Zoho et Tooly
Plutôt que de remplacer les outils existants, Tooly a concentré son intervention sur une restructuration complète du logiciel de gestion de la relation client, en s’assurant qu’il reflète fidèlement la complexité et la richesse du modèle d’affaires d’Accès résidences. Des formulaires liés aux résidences et connectés au CRM ont également été créés. Les principaux logiciels utilisés sont :
- Zoho CRM : Reconfiguration complète de la structure pour permettre la gestion d’un vaste portfolio de résidences et faciliter les efforts nécessaires pour jumeler efficacement les personnes âgées aux résidences les plus appropriées, tout en gardant une vue d’ensemble claire sur les suivis à effectuer;
- Zoho Forms : Création de formulaires dédiés à chaque résidence et directement liés au CRM, permettant de collecter et structurer uniformément les informations, d’intégrer automatiquement les données dans le CRM et de réduire de manière significative les erreurs et les doublons.
L’objectif central était de créer une base propre, structurée, facilement recherchable et évolutive — une fondation sur laquelle l’organisation peut croître sans recréer les mêmes problématiques.
Après l’intégration
Résultats et bénéfices
L’adoption de la suite Zoho et les efforts de Tooly ont permis à Accès résidences de remettre en ordre son CRM et de structurer ses données, ce qui a généré des gains immédiats et concrets.
Optimisation de la recherche et de l’organisation des données
La refonte du CRM a permis un nettoyage et une centralisation des données. Les informations sont désormais faciles à rechercher et structurées pour évoluer, en plus d’être fiables et cohérentes entre les équipes.
Diminution marquée du temps administratif
Grâce à une structure claire et des données mieux organisées, les équipes passent moins de temps à chercher de l’information, ce qui fait que les suivis sont plus rapides et mieux priorisés. De manière globale, les tâches administratives quotidiennes ont été considérablement réduites.
Optimisation de l’aperçu des opérations
La nouvelle structure permet une vision claire et globale de l’état des demandes en cours, des résidences disponibles par région ou par type de besoin, ainsi que des suivis à effectuer à court et moyen terme.
Hausse de la productivité et de l’efficacité
Le CRM est désormais un véritable outil de travail, et non une contrainte. Les jumelages entre les personnes âgées et les résidences sont plus rapides et plus pertinents, et les suivis des demandes, des ententes à rédiger et des dossiers en cours sont centralisés. Les équipes peuvent désormais se concentrer davantage sur l’accompagnement humain, plutôt que sur la gestion de données.